１．系统设计的目标深思办公自动化系统功能

1．系统设计目标

申申办公自动化系统是为了满足各企业公文流转和行政管理业务的各种需求而设计的，并充分考虑了网络业务处理的特点，使得整个系统既先进又实用。 系统的功能可供公司领导、办公室及公司各单位使用。 功能设计符合办公自动化的规范和要求。 通过部署实施深思办公自动化系统，企业可以在网络环境中处理公司公文流转、办公管理等日常业务，实现高效、规范的在线协作。

2.系统功能设计

2.1 系统功能框架结构

深圳办公自动化系统是由系统设置和十多个功能模块组成的软件系统。 系统将各功能模块分为五类，即个人办公子系统、行政办公子系统、辅助办公子系统、公共信息子系统和帮助子系统。 整个系统的组成如图所示。

下面简单介绍一下各个子系统的功能。

2.2.系统功能说明

2.2.1.个人办公子系统

个人办公子系统由电子邮件、待办事项、日程安排、名片管理、综合查询等模块组成。

电子邮件：提供阅读信件、处理信件等功能。 您可以写信、回复信、转发信、删除信、保存信、检查信和整理信。

待办事项：为待读公文、待回信等各种待办事项以及相应的重要性和紧迫性提供清晰、直接的提醒环境，使办公人员的工作环境轻松有序。

日程安排：帮助个人合理安排和管理自己的时间。 可以考虑设计群组日历设置、查询其他人的空闲时间等功能，从而大大提高时间利用率。

名片管理：可以添加、修改、删除私人或共享名片信息； 您还可以随时查询、打印所需的名片； 实现名片电子化管理。

综合查询：通过综合查询系统，办公人员可以全面、及时地了解系统中的各种相关信息。

2.2.2.行政办公子系统

行政办公子系统由公文接收管理、公文下发管理、资料管理、会议管理等模块组成。 他们共同完成公司与上级、下级之间以及公司内部各类文件的公文流转，实现文件收发登记和文件归档。 功能，并可提供日常会议管理功能。

馆藏管理：对接收的文件进行登记、处理、查询、审核、流转、归档等管理工作。 文件提交和审批完全在计算机网络上完成； 可以实现文件的保密级别分类、管理及相关操作，以及应用人员的权限设置和控制； 可以按照时间、主题词、发行单位、负责人等进行查询； 工作流程可以由用户定义。

名片管理：可以添加、修改、删除私人或共享名片信息； 您还可以随时查询、打印所需的名片； 实现名片电子化管理。

综合查询：通过综合查询系统，办公人员可以全面、及时地了解系统中的各种相关信息。

2.2.2.行政办公子系统

行政办公子系统由公文接收管理、公文下发管理、资料管理、会议管理等模块组成。 他们共同完成公司与上级、下级之间以及公司内部各类文件的公文流转，实现文件收发登记和文件归档。 功能，并可提供日常会议管理功能。

馆藏管理：对接收的文件进行登记、处理、查询、审核、流转、归档等管理工作。 文件提交和审批完全在计算机网络上完成； 可以实现文件的保密级别分类、管理及相关操作，以及应用人员的权限设置和控制； 可以按照时间、主题词、发行单位、负责人等进行查询； 工作流程可以由用户定义。

文件管理：进行文件起草、审核、会签、下发、审核、传阅、归档等管理任务。文件报送和审批完全在计算机网络上完成； 实现文件及相关操作和应用人员的保密分级管理。

用户的权限设置和控制； 可按时间、主题词、受理单位、经办人等进行查询； 工作流程可以由用户定义。

数据管理：完成办公数据不同策略的分类、收集、更新。 未归档的文件可以动态跟踪和定位； 档案文件可供办公室工作人员查询、检索和访问。

会议管理：为办公室工作人员提供会议室管理功能，包括会前准备会议计划、会议文件、会议主题等，包括申请会议室、发送会议通知等。会议召开后，提供会议纪要、可进行会议纪要和会议查询，并可存档会议纪要。

2.2.3.辅助办公子系统

辅助办公子系统由人员管理、资源管理等模块组成。

人员管理：可对公司人员进行登记，人员排班、奖金、福利、劳保、考勤等信息可录入和查询，可采集内部人员的各种信息。

资源管理：对集团公司内部各种资源（如办公设备、办公用品、设备、车辆等）进行统一管理和调度。 例如车辆管理功能包括：车辆档案记录、油票申请、车辆状况、油耗、保养记录、费用统计等。

2.2.4.公共信息子系统

公共信息子系统由焦点讨论、电子公告栏等模块组成。

焦点讨论：实现在线论坛，用户可以进行热点讨论、经验交流、电子文档看板等工作。 用户填写个人兴趣档案后，系统可以自动告知用户所关心的话题。

电子公告板：一种灵活易用的在线公告板，用户可以通过它发布各种公共信息和通知。

2.2.5.帮助系统子系统

提供贴心的在线帮助系统，用户可以通过该系统获取操作指南和技术支持信息。

三、系统实施

软件平台及开发工具：

使用Java技术在IBM平台上开发。

4.系统设计特点

由于深思办公自动化系统是基于Java技术开发的应用软件，因此能够充分发挥Java的许多优秀特性，并且在很多细节上更加成熟和完善。 下面简单介绍一下整个系统的主要特点。

1.支持多平台

由于系统采用先进的Java技术开发，因此系统可以运行在多种平台上：/98和

NT/2000、IBM OS/2 Warp、IBM AS/400、IBM S/390、IBM

AIX、HP-UX、Sun等，从一种平台到另一种平台具有良好的一致性。

2、完善的安全机制

数据库级别：对于本系统各模块对应的所有数据库，操作权限可细分为多个级别，由系统管理员设置。

文档级别：其次，访问数据库文档的权限可以细分为多个级别，由系统管理员设置。

操作权限级别：此外，用户还可以根据自己办公室的实际情况，通过设置不同的角色来定制操作模式，保证每一步、各司其职的操作权限，从而进一步提高系统的可靠性和安全性。系统。

3. 定制每个项目

灵活的用户自定义办公模式。 办公室需要随时适应变化。 各种灵活易用的自定义工具给予用户完全的自由度和个性化空间，保证用户的工作更加方便快捷。

4.提供远程工作模式

一种新的远程/移动用户办公模式。 新颖的远程工作站为远程/移动用户在工作流程中提供办公快捷方式，提高办公效率，节省远程成本。 体现协同工作的优势。

5、多媒体信息存储

多媒体信息访问能力。 系统可以支持更多的信息类型，如声音、图像、动画、页面的传输。

6、扩展性好

可靠、可用、可扩展的系统结构不仅适合中小型企事业单位，还可以扩展为大型政府、机关、企业的自动化办公服务系统。

7.全面的提醒功能和强大的工作流程

功能齐全、卓越的工作流程。 单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流程模式确保工作顺利、简单、快速。 今天的工作待办事项清单一目了然。 所有需要成员之间协同工作的活动都将通过电子邮件以工作流程的形式进行，形成真正快速、安全、有效的办公模式。

8.先进灵活的Web应用模型

整个系统基于B/S三层架构设计，技术先进，应用灵活，无需客户端软件维护，系统部署实施方便。

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