chanong 世界上没有万能的东西，PPT在某些领域也无法取代Word和Excel，所以今天笔者就将自己所知道的Word技巧全部分享给大家。
关于文字技巧，老王简单地将其分为四类。 我们先看第一类。
每个人都会使用Word。 专家和新手最明显的区别就是效率。 有的人一小时内可以轻松写完几份Word，而有的人加班到深夜，手酸脖子痛。 无论使用什么办公软件，效率都是一样的。 第一个追求。
第一块：提高效率
1.如何快速选择文本
鼠标悬停在左边距上
单击以选择鼠标单击位置处的整行文本
双击选择整个文本
三击可以选择整个文档中的文本（但一般使用快捷键Ctrl+A全选）
按住 Ctrl 键并单击文本可以选择多个不连续的文本。 （例如，当您需要选择段落中的多个不连续的单词以加粗或更改颜色时使用它）
按住Alt键并单击文本，您可以选择矩形区域内的文本，而不受行的限制。 （如离合诗）
按住 Shift 键并单击另一个位置可选择起始光标位置和后续光标位置之间的所有文本。 （例如，当你需要改变一段内容的字体和颜色时使用它）
Shift的功能其实可以通过鼠标左键拖动来实现。 然而，许多专家在使用Word时根本不使用鼠标，因此Shift仍然很常用。
2.更方便地使用格式刷
老王最喜欢用快捷键，好记。 我们都知道Ctrl+C表示复制，Ctrl+V表示粘贴。 那么格式刷其实就是复制格式。 快捷键是在普通复制粘贴的基础上加上Shift，即Ctrl+Shift+C，复制格式，Ctrl+Shift+V，粘贴格式。 （这个快捷键也用在PPT中）
如果您习惯了鼠标流，还有另一种格式刷技术。 双击格式刷即可通过鼠标记住格式刷。 您可以连续设置多段文本的格式。 当不需要格式刷时，再次按ESC键或鼠标。 单击“格式刷”一次可释放“格式刷”的内存。
3.如何快速调整文字大小
使用鼠标流，您可以单击顶部开始菜单栏中字体大小右侧的两个 A 来放大和缩小。
键盘流程：点击快捷键Ctrl+[和Ctrl+]进行放大和缩小。 （就是键盘上P右边的两个方括号）
4.表格不需要Excel的协助
有时我们需要使用SUM、COUNT等Excel函数在Word中进行计算。 菜鸟只会打开Excel列出表格，然后复制粘贴。 其实用Word就可以完成。
方法：插入表格，输入原始数据，进入菜单栏表格工具-布局-数据-公式，然后设置公式和数字格式，点击确定。
需要注意的是，如果修改了原始数据，公式中的数字不会自动刷新。 手动刷新的方法也很简单。 选择公式的编号，右键-更新字段，刷新就成功了！
5.让表格自动生成每一页的表头
有时我们会尴尬地发现Word中要插入的表格有点长，正好表格出现在某页的下方。 结果延伸到下一页，但是下一页没有页眉，会显得不专业，设置方法很简单。
方法：选择表格标题-表格工具-布局-点击数据中重复的标题行，就可以了。 如果您想取消，只需选择第一个表标题，然后再次单击重复的标题行即可。
6、表尾多了一行怎么办？
大家一定都遇到过这样的事情。 他们发现表格的最后一行是空白行，但是无论怎么努力删除都无法删除。 甚至还有额外的一页。 每次打印的时候，我都为浪费纸张而感到内疚，同时也感到愧疚。 我很怨恨为什么Word这么难用。
方法：在顶部开始菜单栏中找到段落设置，然后将行距设置为固定值1磅。
7、从网页复制的文本格式是否感人？
有时候我们在做Word的时候，需要厚着脸皮从网上复制内容，却发现文案中有大量的空行。 如果手动删除非常耗时，那么我们就需要巧妙的利用替换功能来批量删除它们。
方法：Ctrl+H可以打开搜索对话框，在搜索内容中输入^l^l（^在英文输入法状态下是Shift+6，l是其中的l），然后在 with中输入^p ，然后单击全部替换。
^l 表示手动换行，^p 表示段落标记（即回车）。
有了前面的技能，你的效率已经大大提高了，但是光快还不够。 您提供的文件必须标准化。 一个单词是否标准化，你发送给它的人很容易就能知道。 我们来学习第二部分，标准格式。
第二部分：标准化格式
1.想用就用自动编号
自动编号是Word经常为每个人做的事情。 我相信大多数人不喜欢它，因为它不够灵活，所以他们宁愿使用手动编号而不是自动编号。 但如果采用手动编号，一旦调整文档内容的顺序，就会带来大量的工作量和更多的校对时间。 这种情况只要发生一次，你浪费的时间就足以让你熟悉自动编号的工作原理和操作技巧了！
自动编号的快速提示
数字调整快捷键
升级：Shift+Alt+向左
降级：Shift+Alt+右
向上移动：Shift+Alt+向上
向下移动：Shift+Alt+向下
新数字不会出现在换行符上：Shift+Enter
当你第一次开始使用它时，你肯定会感到有点不舒服。 尝试几次后你就会习惯了。 如果您想更改自动编号格式，可以点击此处进行调整。
2、尺子的作用
你可能从来没有用过尺子，但你一定被尺子愚弄过。 老王年少无知的时候，还碰巧按过空格键来对齐。 直到有一天，他得知尺子还可以这么玩……
要调出标尺：只需在“视图”-“显示”中勾选标尺即可。
标尺功能
1.首行缩进：每段首行留几个空格。 （2放在尺子上表示2个空格为空，4表示4个空格为空）
2.悬挂缩进：除第一行外，每段留几个空格。
3.左缩进：设置文本最左边界
4.右缩进：当然是右边框了……
5、另外，在标尺上，我们发现左右（左边距、右边距）都有灰底的部分，这些部分是用来设置页面的左右边距的。
注意：操作时，记得先选中要调整的文字行，然后拖动滑块。
3.段落格式灵活设置
老王在之前的PPT培训中告诉大家，黄金线间距是1.3。 段落在像 Word 这样的几乎纯文本文档中尤其重要。 根据文档的内容，我们可能需要不同的行间距和段落间距设置。
设置方法：选择要修改的文本字段后，右键-段落，调整行距。 如果下拉栏中没有所需的距离，请选择倍行距，您可以在右侧手动输入值。
但这里我们不必像PPT那样追求1.3倍行距，因为有下面的快捷键。
快速设置 1 倍行距：Ctrl+1
快速设置 2 倍行距：Ctrl+2
快答：Ctrl+5设置行距多少次？
回答5次太天真了！ 谁能制作5倍行距？ 正确答案是1.5倍！ 这就是为什么Word的行距不建议为1.3倍的原因。 因为只需按Ctrl+5即可将其设置为1.5倍！
4. 换页技巧
我们在制作文档的时候，经常需要换页，比如区分章节、留出手写区域等等。菜鸟们习惯了疯狂敲回车，但是一旦上面的文字调整了（比如行距、字体大小、甚至多加一句），第二页顶部还会有更多的回车……
方法：无需按Enter键。 当你认为需要更改文字或标点符号后，Ctrl+Enter可以直接更改到第二页。 这样不仅省去了无数的回车，而且无论上面如何变化，只要不超过一页，对下面的都没有影响！
第三节：编辑排版
学会了标准，排版不专业也没关系！ 趁热打铁，进入第三部分，编辑排版。
这里的文字排版更多的是指产品手册、合同协议、招标文件、毕业论文等比较长的文档，这些文档需要比较正式的结构，可能涉及到封面、目录、正文等，甚至对文档的页眉和页脚页码。 这些都需要我们在编辑排版过程中实现一系列的设置。
主要步骤是
1.设置标题样式
2.自动生成目录
3. 设置页眉和页脚
4.添加文档封面
1.设置标题样式
什么是标题样式？ 对于常规文档，如果希望Word根据文档内容自动生成目录，则需要将所有文档标题设置为标题样式。
首先我们需要在Word默认样式中选择标题1。 进入Start-Style- 1。（其他级别选择方法类似）
如果默认的样式不是你想要的，那么右键点击标题1-修改，然后设置你需要的文本格式。
集合标题不包括自动编号。 如果需要自动编号，可以将标题样式与自动编号关联起来，这样所有设置的标题都可以自动编号。
设置方法：选择需要关联的标题-开始-多级列表-选择列表库中的第一种列表-再次点击多级列表-定义新的多级列表。
你还记得多级列表的位置吗？
点击定义新的多级列表后弹出的窗口，可以设置标题样式和自动编号关联。
您可以在①处选择不同级别的号码
您可以在②处设置该号码的格式。 这里支持中文。
在③处可以选择编号方式，1、2、3、一、二、三、A、B、C等。
最后一步很重要，先别着急点击确定，点击左下角的更多。 然后选择“将级别链接到样式”，然后在①处将级别 1 编号链接到标题 1，将级别 2 编号链接到标题 2，依此类推。 就是这样！
2.自动生成目录
设置好标题样式后，就可以很方便的自动生成目录了。 点击菜单栏的参考-目录-自动目录即可生成。
如果内容已调整，需要更新目录，只需点击目录旁边的更新按钮即可。
目录生成后，我们需要真正将目录和正文分开。 在这里使用分页符是错误的。 分页符只能换页，但不能从本质上将目录和正文分开，会给后续工作带来不便。 。 所以我们将使用分节符。
方法：首先将光标置于目录末尾，单击菜单栏中的页面布局-分隔符-分节符-下一页。
3. 设置页眉和页脚
我们需要在需要打印装订成卷的文档中设置页眉和页脚，还需要设置奇数页和偶数页的对称页码。 让我们一步一步来做。
首先设置页眉和页脚
方法：菜单栏插入-页眉/页脚-选择合适的奇数页页眉/页脚
选择后，如果希望奇数页页眉与偶数页页眉不同，双击进入页眉/页脚，勾选奇数页和偶数页不同，然后将文档向下拖动到偶数页，然后编辑偶数页的页眉和页脚。 。
接下来看设置页面
双击进入正文第一页的页眉/页脚。 如果设置目录时插入了分节符，我们需要点击取消“链接到上一个标题”
然后点击页码下拉栏——设置页码格式，将起始页码设置为1。
4.添加文档封面
编辑完所有内容后，我们可以添加封面，使文档看起来更专业。
方法：菜单栏插入-封面-选择合适的封面
如果需要打印，我们需要在封面后面插入一张空白页作为封面，以避免装订时将目录页直接装订在封面后面。
第四部分：多人协作
最后说一下完成后要做的事情。 当我们完成一份文件后，我们必须将其发送给我们的上级或客户。 基本上都会修改。 不过，最麻烦的是，对方发给你之后，你根本不知道他做了什么修改，也不知道你修改了什么。 您的同事、客户和下属已向您发送了一份 Word 文档。 你如何修改它以确保你的沟通效率最大化？ 这是我今天要讲的最后一项技能：与他人合作。
1条评论
评论不修改内容，只写评论
首先，我们选择要评论的段落（或者段落中的某个句子或单词），然后在菜单栏中查看-创建/删除评论，然后就可以写评论了。
2. 修订
修订可以对文档进行更改
如果您想直接修改文章内容，请在审阅中点击“修改”，这样您在文档中所做的修改就会被记录下来。
如果您担心老板不打开它，您可以打开并保存修改点，稍后发送给他。 既然不知道怎么打开，估计也不会关闭吧~
3.接受/拒绝别人的修改
如果你决定强硬，不接受别人给出的修改意见，那么你可以拒绝别人修改的所有内容，如下图
或者如果你心软的话，你可以全部接受。
4、老板不修改就改了？
总会有这样的时候，你的老板不打开修订，或者恶意关闭你的修订并偷偷更改文档。 让你意识到什么是错的。 你可以在心里大声说：“我理解你姐姐！” 即使你不打开修改后的版本，你仍然可以看到改变了什么！
你怎么认为？ 首先，不要删除你发给他的原始版本...打开审阅-比较-比较文档-设置原始文档和新文档，然后Word会自动比较并使用修订功能标记所有差异。 这世上再也没有人可以欺骗你了……
完成的？ 还没有。 学过语言的人都知道，“”这个词的意思是倒数第二个。 最后说一下财务、行政、HR等职能部门比较需要的一个功能，邮件合并。 （因为我不在这些部门，所以下面就不截图演示了）
Word可以快速批量生成大量格式相同但内容不同的文档，如工资单、慰问信、信封收件人、证书等，节省大量工作时间。
准备工作：准备好Word格式模板，以及包含所需数据的Excel。
方法：点击菜单栏上的“邮件”-“选择收件人”-“使用现有列表”，然后选择您的数据Excel文件。
然后选择要重复替换内容的文本——插入合并字段——选择要放入列表中的字段——完成一个字段的插入，重复操作，直到所有字段都插入完毕。
注意：插入合并字段后的所有字段都有书名编号，这意味着在打印或发送电子邮件时，这些字段将被替换并为每条信息执行一次。
然后点击菜单栏的预览效果——检查无误后点击“完成并合并”——选择生成Word文档/打印/发送电子邮件。
注意：如果要发送邮件，需要使用客户端，并且Excel中的原始数据必须有邮件地址栏信息。
发出前一定要预览和测试，确保一切正确，避免全部发出后才发现错误。
合并时，选择邮件--设置收件人邮箱所在字段--设置邮件标题--选择发送哪些记录（即发送给哪些收件人）
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